図1　ワープロからPCへ（ソフトの利用変遷）

  このようなOA機器の進展も手伝い、多くの資料を日本語ワープロに搭載された表計算ソフトで作成するようになった。ワープロで作成した各種の文書データは、PC移行時にはRupo Writer（東芝）という変換ソフトを利用すればPCへ引き継ぐこともできた（図1）。

　その後、PCソフトではマイクロソフトからオフィスが発売され、ワード（文書）、エクセル（表計算）、パワーポイント（発表）の3つがあり、表計算ソフトがエクセルであった。ロータス123で作成した資料は、その後、グラフ化機能も含めてマイクロソフトのエクセルへ引き継ぐことができた。その結果、情報整理のエクセルのファイルは前述したようにファイル数が6,200以上にもなったのである。

　この表計算ソフトの便利さを紹介しよう。たとえば、新聞のニュース記事に統計データが掲載されていて、この資料は将来、自分に取って有益な情報源となると思ったら、表計算ソフトを使ってそのデータを書き込むのである。たまたま、新聞には2002年と2012年の2つの比較データしか記載されていないが構わない。2002年と2012年のデータを表の中に記載しておけば良い。

　後日、同じようなデータに情報誌や新聞などで遭遇した場合に便利である。たとえば情報誌ではさらに詳しく2005年?2012年までのデータが表示されたグラフから新たに2005年?2011年までの数値が得られるので、2005年?2011年のデータを参入できるように表計算ソフトに7行分を挿入してデータを記入すれば良いのである。事前にグラフ機能を使ってグラフ化しておけば、7年間分のテータを挿入した時点で、グラフにも自動的に反映されて、2003年?2004年は歯抜けになるものの2002年?2012年までのグラフが自動的に作成される。

　もし、完全なデータが必要ならばGoogleやYahooの検索エンジンで調査して歯抜け部分を補うこともできる。また、補って完成した完全なグラフは、コピーして文書（ワード）や発表資料（パワーポイント）にも貼り込むこともできるため、他目的にも活用することが可能となる。大変に便利な表計算ソフトである。

　表のみならず、図も『行』『列』の幅を調整することによって、例えば図2のような図も描ける。

図2　多層プリント配線板（6層）の断面図

  さらに、多くある資料の中から必要とするデータを抽出することによって体系図の作成が可能である。傾向分析に使用が可能となる。表計算ソフトのグラフ機能の威力である。

　では、その一例を示そう。表計算ソフトを使ってプリント配線板（図3）と電子機器（図4）の生産額統計を体系化しておくと業界動向が一目で理解できるし、さらに電子機器にどれだけのプリント配線板が使われているかの投入係数の推移も調べることも可能となる。

 

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